DİL SEÇİMİ:

KURUMSAL

TARİHÇE TEŞKİLAT YAPISI VAKIF KAYITLAR ARŞİVİ MALİ TABLOLAR PLAN,PROGRAM VE RAPORLAR VGM ETİK KOMİSYONU

FAALİYETLER

HAYIR HİZMETLERİ YATIRIMLAR KÜLTÜREL FAALİYETLER ULUSLARARASI FAALİYETLER RESTORE EDİLEN TAŞINMAZ VAKIF KÜLTÜR VARLIKLARI

VAKIFLARIMIZ

VAKIFLARIMIZ

VAKIF İŞLEMLERİ

VAKIF NASIL KURULUR ? VAKIF SORGULAMA BEYANNAME - BİLDİRİM, İSTİSNA VE MUAFİYETLER VAKIF İSTATİSTİKLERİ ULUSAL RİSK DEĞERLENDİRME PROJESİ (MASAK) VAKIFLARIN E_TEBLİGAT ADRESLERİ

YAYINLAR

YAYINLAR

MEVZUAT

MEVZUAT

BİLGİ EDİNME

BİLGİ EDİNME MEVZUATI İLİŞKİLİ BAĞLANTILAR SIKÇA SORULAN SORULAR

İLETİŞİM

İLETİŞİM

GİZLİLİK POLİTİKASI

GİZLİLİK POLİTİKASI
Mustafa Kemal ATATÜRK

STANDART DOSYA PLANI

BİRİM KODLARI

Tam Listeyi İndirmek İçin Tıklayınız

 


 
KONU GRUBUNUN ADI DOSYA KODU ARALIĞI
1 GENEL İŞLER 000-099
2 ANA HİZMET FAALİYETLERİ 100-599
3 DANIŞMA-DENETİMLE İLGİLİ FAALİYETLER 600-699
3.1 Araştırma ve Planlama İşleri 600-619
3.2 Basın ve Halkla İlişkiler 620-639
3.3 Hukuk İşleri 640-659
3.4 Teftiş/Denetim İşleri 660-679
4 YARDIMCI HİZMETLERLE İLGİLİ FAALİYETLER 700-999
4.1 Bilgi-İşlem İşleri 700-719
4.2 Dış İlişkiler ve Avrupa Birliği Konuları 720-749
4.3 Emlak ve Yapım İşleri 750-769
4.4 Eğitim İşleri 770-799
4.5 İdari ve Sosyal İşler 800-819
4.6 Tanıtım ve Yayın İşleri 820-839
4.7 Mali İşler 840-869
4.8 Özel Kalem ve Protokol İşleri 870-899
4.9 Personel İşleri 900-929
4.10 Satınalma ve Satış İşleri 930-949
4.11 Topyekün Savunma Sivil Hizmetleri 950-969
DOSYA PLANI UYGULAMALARI

Dosya: Aynı konuyu ihtiva eden yazılar grubudur.


Tümleşik Dosya: Her bir işlem için açılan ve işlemle ilgili tüm belgelerin  bir arada tutulduğu dosyayı ifade eder. Tümleşik dosyalar bir işlem, kişi ya da proje ile ilgili olabilir (Personel Dosyaları, Dava Dosyaları, Proje Dosyaları vb.).


Dosya Planı: Kurum ve kuruluşların iş ve işlemleri sonucunda teşekkül eden belgelerin, sistemli bir şekilde dosyalanmasını sağlamak üzere önceden hazırlanmış konu ve konu numaraları envanteridir.
Bu dosya planı, 2002 tarihinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü koordinesinde başlatılan "Standart Dosya Planı" projesinin sonucunda hazırlanarak, 2005/7 sayılı Başbakanlık Genelgesi ile uygulamaya konulmuş olup, zaman içinde kurum ve kuruluşların görüş ve önerileri doğrultusunda yenilenmesine ihtiyaç duyulmuştur.


Standart Dosya Planı üç bölümden oluşmakta olup, 000-099 ve 600-999 sayısal aralığında ele alınan bölümler, kurum ve kuruluşların özellikle yardımcı hizmet, danışma ve denetim birimlerinin görüş ve önerileri doğrultusunda Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından; 100-599 sayısal aralığında ele alınan bölümler ise, ana hizmet birimleri­nin görüş ve önerileri doğrultusunda kurum ve kuruluşların "Standart Dosya Pla­nı" hazırlamakla görevli birimleri (Strateji Geliştirme birimleri) ve Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından müşterek hazırlanmıştır.
Kurumların teşkilat kanunlarında "ana hizmet birimi" olarak adlandırılan birimlere ait faaliyetler ve bu faaliyetlerle ilgili açılması gereken dosyalar 100-599 sayısal aralığında; yardımcı hizmet, danışma ve denetim birimi olarak nitelendirilen birimler (Teftiş, Hukuk, Personel, Eğitim, İdari İşler, Mali İşler vb.) ile her kurum ve kuruluşta benzer hizmet yürüten birimlere (Dış İlişkiler, Bilgi İşlem vb.) ait faaliyetler ve bu faaliyetlerle ilgili açılması gereken dosyalar 600-999 sayısal aralığında numaralandırılmıştır.
Her birimde var olması muhtemel dosyalar (mevzuat, faaliyet raporları, istatistikler vb.) için 000-099 sayısal aralığı kullanılmıştır. 
Kurum ve kuruluşların ana hizmet faaliyeti konumunda olmasına rağmen 000-099 veya 600-999 sayısal aralığında tanımlanmış konulara, ana hizmet faaliyetleri için hazırlanan Planlarda (100-599 sayısal aralığında) yer verilmemiş; bu faaliyet konuları için 000-099 veya 600-999 sayısal aralığının kullanımı önerilmiştir.


Böyle bir bölünme ile, aynı konuya ait belgelerin aynı "ad" ve "numara" ile açılacak dosyalarda toplanması amaçlanmış, böylece kurum içi birliktelik sağlamanın yanında, özellikle yardımcı hizmet, danışma ve denetim konularında tüm kurum ve kuruluşlarda birliktelik sağlanması hedeflenmiştir. 
Planda, faaliyetin adı altında ana konular; ana konuyla ilgili tali konular ve tali konularla ilgili daha alt konular birbirleri ile olan ilişkileri dikkate alınarak, bir araya getirilmiş ve numaralandırılmıştır.
Planda ana konular için 000 sayısal, birinci, ikinci ve üçüncü alt konular için 00 sayısal karakter kullanılmıştır. Örneğin;

Ana Konu

1. Alt Konu

2. Alt Konu

3. Alt Konu

 

805

     

Belge Yönetimi ve Arşiv İşlemleri

805

01

   

Belge Yönetimi

805

01

01

 

Saklama Süreli Dosya Planı

805

01

02

 

Kodlama İşlemleri

805

02

   

Arşiv Yönetimi

805

02

01

 

Devir-Teslim İşlemleri

805

02

02

 

Ayıklama ve İmha İşlemleri

805

02

02

01

Ayıklama ve İmha

805

02

02

02

Uygunluk Görüşü

805

02

03

 

Tasnif (Sınıflandırma) İşlemleri

805

02

04

 

İnceleme ve Denetleme

805

02

05

 

Arşivlerden Yararlanma

805

99

   

Diğer

Bu yapılanma, yıl içerisinde herhangi bir faaliyet ile ilgili az sayıda belge teşekkül etmesi durumunda ana konu adı altında dosya açılmasını ve belgelerin bu dosyada toplanmasını; faaliyetle ilgili yoğun belge teşekkül etmesi halinde ise, alt konu başlıkları kullanılmak suretiyle dosya açılmasını öngörmektedir.
Dosya planında yer alan konu numaraları, hazırlanan yazının sayı bölümüne, birim kodundan hemen sonra (-) işareti konularak yazılacaktır. Örnek;

Sayı :B.02.0.ARV.0.11.01.03-805.02.01-3473
            Birim Kodu            Dosya No      Kayıt No

Birim (Haberleşme) kodu, yazının hazırlandığı kurum ve kuruluşun en alt birimine kadar belirlendiği kodlama olup, 1991/17 sayılı Başbakanlık Genelgesi ile kullanılması mecburi kılınmıştır. Yazışma ve haberleşmede standartlaşmanın ilk adımını oluşturan haberleşme kodları "Sayı" bölümünün ilk unsurunu teşkil etmektedir.
Dosya numarası, yazının konusunu ifade ettiği gibi, işlemi biten yazının ait olduğu dosyayı; veya hangi dosyaya konulacağını göstermektedir. Dosya planı ile, yazıların "sayı" bölümünde bulunması gereken ikinci unsur yani "dosya numara­sı" uygulaması da sağlanmış olacaktır.

 

DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR

Ana hizmet, yardımcı hizmet, danışma ve denetim faaliyetlerine ilişkin dosya konularının ilgili bulunduğu faaliyetin altında yer alması, bu faaliyetlere ait alanların sadece o hizmeti yürüten birimin kullanımına açık olduğu anlamına gelmemelidir. Birimler, asli faaliyetlerinin yer aldığı bölümlerin dışındaki dosya konuları ile de dosya açabileceklerini unutmamalıdır.


Dosya Planlarının 000-099 ve 600-999 sayısal aralığında tanımlanan dosya konuları tüm kurum ve kuruluşlarda aynı; ana hizmet faaliyetlerine ilişkin 100-599 sayısal aralığında yer alan konuların ise, kurum ve kuruluşlarda farklı tanımlamaları içerdiği unutulmamalıdır. Kurum dışından gelen bir yazıda 100-599 sayısal aralığında tanımlanmış bir dosya numarasının, o kurumun ana faaliyetini ihtiva eden bir konu olduğu bilinmeli; bu dosya numarası cevabi yazılarda referans olarak alınmamalıdır.


Hazırlanan yazının dosya numarasının tespitinde, nerede dosyalanması gerektiği düşüncesinden hareketle dosya numarası belirlenmeli; bu yaklaşım, aynı mahiyetteki tüm belgeler için de uygulanmalıdır. Dosya numarasının tespitinde, kurum içi veya kurum dışından gelen yazılardaki dosya numaraları belirleyici olmamalıdır.


Her faaliyet gurubunun ilk dosyası konumunda bulunan ve üç karakter rakam ile kodlanan dosyalar, o faaliyet grubuna ait konu listesinden herhangi biri veya birkaçına ilişkin yapılan yazışmaların kendi konu numaraları ile dosya açılma yoğunluğuna erişmediği durumlarda dosyalanabilmesine imkan sağlamak amacıyla tanımlanmıştır. Örneğin, yıl içerisinde “Personel işleri” ne ait konularda az sayıda yazışma teşekkül etmesi durumunda “900 Personel İşleri” kodu ile açılacak bir dosyada bu belgelerin toplanması gerekmektedir. “900 Personel İşleri” adlı bir dosya, 900-929 sayısal aralığında personel konusu ile ilgili belgeleri barındırdığını ifade etmektedir.


Her faaliyet grubunun son dosyası konumunda bulunan ve sonu “9” ile biten üç karakter rakam kodla tanımlanmış “Diğer” adlı  dosyalar, o faaliyet grubunun bir parçası olmasına rağmen, faaliyet grubunda sayılan konulardan herhangi birini ilgilendirmeyen (faaliyet grubundaki herhangi bir dosya ile ilişkilendirilemeyecek) yazıların kodlanmasında ve dosyalanmasında kullanılmak üzere tanımlanmıştır.
Faaliyet gruplarında ele alınan ana konuların 1. alt bölünmelerinin sonunda “99 Diğer” adı ile kodlanan dosyalar ise,  kendinden önceki alt konuların hiç birini ilgilendirmeyen ancak ana konunun bir alt konusu durumundaki yazıların dosyalanması için kullanılacaktır. Bu kural 2. ve 3. alt bölünmeler için de aynı usulde uygulanacaktır.


Planda, 2. ve 3. alt bölünmelerin sonunda “99 Diğer” adıyla dosya tanımlaması yapılmamıştır. Bu bölünmeler için de ihtiyaç halinde  "99 Diğer" adıyla dosya açılabilecektir.


Dosya planında "Diğer" adı ile ifade edilen dosya numaraları kullanılarak açılan dosyalar yıl sonunda birimlerince incelenip, yoğun yazışma sebebiyle plana eklenmesi zorunlu görülen konular belirlenecek ve kurumun dosya planından sorumlu birimlere bildirilecektir. 
Hazırlanan yazılara dosya numarası tespitinde, dosya konusunun alt ayrımları yapılmış ise, yazının konusunu ifade eden alt ayrım kodları kullanılacaktır. Alt ayrımların geneli konumundaki dosya konusu yazışmalarda kullanılmayacaktır. Bu gibi durumlarda alt ayrımların geneli durumundaki konular yalnızca dosya numarası olarak kullanılabilecektir.


Aynı dosya numarasını taşıyan belgelerin yoğunluğundan dolayı erişimin daha etkin sağlanabilmesi amacıyla dosya planında herhangi bir istisna getirilmemiş ise, coğrafik, alfabetik veya kronolojik dosyalama yapılabilecektir.


Dosya planında istisna getirilen ayırımlara ilişkin kullanılacak kısaltmalar planın "Ek-1 ve Ek-2" bölümünde verilmiştir. Bu ayırımların gerektirdiği durumlarda "Ek-1 ve Ek-2" bölümünde verilen kısaltmalar veya kodlar, dosya numarasına, “/” işaretinin ardından yansıtılacak; gerektiği durumlarda da ayrı dosyalar açılması sağlanacaktır.


Kurumca özel önem arz eden tanımlamalar (özel kodlar), aynı konulu belge ve dosyaların birbirinden ayrılmasını sağlamak amacıyla köşeli parantez "[ ]" içinde kullanılabilecektir. Köşeli parantez, kuruma özel kodlamaların belirlendiği bir alanı ifade etmektedir. Köşeli parantez içerisinde birden fazla tanımlama ve kodlamanın yapılması gerektiği durumlarda, her farklı kod “;” (noktalıvirgül) işareti ile birbirinden ayrılacaktır.
Örnekler;


-622.01/69 : Talep ve Şikayetler (Bayburt)

-724.01.03/DE: Ülkelerle İşbirliği (Almanya)

-050.02.04[54/351]: 54/351 sayılı Yönetim Kurulu Kararı

-641.04[2004/13]: 2004/13 no’lu idari dava dosyası

-903.07.02[C-46] : C-46 Sicil Numaralı Selvet Saraç’ın Yurt içi Görevlendirmesi

-604.02.03[TBAG-719]: TBAG-719 no’lu Tübitak Projesi (izleme ve raporlama)

-604.02.03/06[TBAG-719]: Ankara ili ile ilgiliTBAG-719 no’lu Tübitak Projesi

Yazının dosya numarası, yazıyı hazırlayan görevliler tarafından dosya planı doğrultusunda belirlenerek yazıya yansıtılacaktır. Ünite amirleri hatalı işlemleri önlemeye yönelik kontrol işlemlerini yapacak ve işlemi biten yazılar bu dosya numarası dikkate alınarak dosyalanacaktır. 
Bir yazıya birden fazla dosya numarası verilebileceği durumlarda, ağırlıklı konu dosya numarası olarak belirlenecek, gerektiğinde yazının bir örneği ilgili bulunduğu diğer dosyaya da konulabilecektir.


Dosya planında ayrıca tanımlanmış dahi olsa bir işlemin devamı veya parçası konumundaki yazılar, işlem bütünlüğünün bozulmaması amacıyla ilgili bulunduğu işlem kodu ile tanımlanmaya devam edilecektir. Bu tür yazıların ayrı bir dosyada da takip edilmesi gerektiğinde dosya planındaki kendi konu kodu ile dosya açılarak, yazıların birer örneği bu dosyaya konulabilecektir.


Örnek; Satınalma sürecinde alınması gereken bir olur için “Genel İşler” bölümünde yer alan “020 Olurlar, onaylar” kodu kullanılmamalıdır. Alınması gereken onay satınalma sürecinin ayrılmaz parçası olması sebebiyle satınalma kodu ile tanımlanmalı ve satınalma dosyasında saklanmalıdır. Birimin rahat ulaşım ve yararlanma ihtiyacından dolayı farklı kodlarla tanımlanmış olurların birer örneği “020 Olurlar” adı ile açılacak dosyada toplanabilecektir.
 


Strateji Geliştirme birimleri, dosya planının hedeflenen amaçları doğrultusunda kullanımını gerçekleştirebilmek, uygulamaları takip etmek ve denetlemek üzere sorumludur.
Dosya, o dosya numarasını taşıyan bir yazı gönderildiği veya geldiği zaman açılacaktır. 
Bir işlemle ilgili yazılar, işlem sonuçlandırılıncaya kadar "işlemdeki yazılar" adı altında açılacak dosyada biriktirilmeli; işlemin tamamlanması halinde, ilgileri ile bir araya getirilerek, asıl dosyasına konulmalıdır.


Yazılar, ekleri ile beraber dosyalanmalıdır. Yazıların ekleri kabarık ise, ekler yazılarından ayrılarak, ayrı dosyalarda; müteselsil sıra numarası verilmek suretiyle dosyalanmalıdır. Bu gibi uygulamalarda, yazılardan eklere, eklerinden yazılara gönderme yapılmalıdır. 
Açılacak dosya üzerinde, dosyayı tanımlayan "Kurum adı veya rumuzu", "Birim adı veya rumuzu", "Dosya numarası", "Konu adı", "yılı" ve varsa “Özel Kodu” gibi unsurlar mutlaka yazılmalıdır “Ek-3”. Dosya üzerinde bulunması gereken unsurların tatbikinde kurum içinde birliktelik sağlanması amacıyla, dosyalama hizmetlerinden sorumlu birimler gerekli girişimlerde bulunacaktır.


Dosya numaraları, dosyanın konusunu belirlemenin yanı sıra, dosyaların depolandığı ortamlardaki yerini de belirleme özelliğine sahiptir. Arşivlerde dosyalar, dosya numaraları dikkate alınarak, hiyerarşik bir bütünlük içinde saklanacaktır. Dosyaların bu şekilde saklanması, birbirleri ile ilgili konulara ait dosyaların bir arada bulunmasını sağlayacağı gibi, ileride arşivlerde yapılacak tasnif işlemlerinde uygulanacak "asli düzen"in kendiliğinden oluşumuna da temel teşkil edecektir.


Üniteler, her yılın Ocak ayı içerisinde, önceki yıla ait dosyaları Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik'in 12 nci maddesi hükmüne göre uygunluk kont-rolünden geçirerek, birim arşivine devredeceklerdir. Devir işlemlerinde, dosyaların ünitelerinde oluşturulan asli düzenleri kesinlikle bozulmayacaktır. 
Uygunluk kontrolü esnasında, birleştirilmesi veya ayrılması gereken dos­yalar birleştirilecek veya ayrılacaktır. Birleştirme ve ayırma işlemlerinde, açılmış bulunan dosyalardaki belge yoğunlukları dikkate alınacaktır.


Birleştirme ve ayırma işlemlerinden dolayı dosyada yapılan düzenleme, dosyayı tanımlayan bilgilerde farklılığa sebebiyet vereceğinden, bu unsurlar doğ­rultusunda dosya üzerinde de gerekli düzeltmeler yapılacaktır. 
Dosyaların ünite, birim ve kurum arşivlerinde saklanması, düzenlenmesi, devri vb. arşiv işlemlerinde Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik hükümlerine uyulacaktır.


Dosya planında, yeni konuların açılması, mevcut olanların kaldırılması ya da düzeltilmesi gerektiği durumlarda, kurum veya kuruluşların dosya planlarından sorumlu birimlerin Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü'nü haberdar etmesi üzerine bu Genel Müdürlükçe, uygun görülen düzeltmeler yapılabilecektir. Dosya planlarında öngörülen değişiklikler yıl sonlarında yapılacaktır. 
Üniversite, belediye ve özel idareler, dosya planlarına yeni konuların ilavesi, mevcut olanların kaldırılması ya da düzeltilmesi taleplerini, belediyeler ve özel idareler için İçişleri Bakanlığına; üniversiteler için Yüksek Öğretim Kurulu Başkanlığına bildirmek zorundadırlar. Bu kurumların dosya planlarından sorumlu birimlerinin  Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü'nü haberdar etmesi ve bu Genel Müdürlüğün uygun görmesi halinde gerekli düzeltmeler yapılabilecektir.


Kurumlar ve Kuruluşlar dosya planlarını web sitelerinde de yayınlayarak, kullanıcıların güncel dosya planını takip etmelerini sağlayacaklardır. 
Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma sunulan "Ortak Alanlar"www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr web adreslerinde de istifadeye sunulacak olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilecektir.

VGM ANA HİZMET BİRİMLERİ
Dosyaya erişmek için tıklayınız
YÜKLENİYOR

"Vakıflarla ilgili konulara gelince; bilinmektedir ki vakıflar memleketimizin mühim bir servetini teşkil eder. Bu servetten millet ve memleketin gerektiği şekilde istifade edebil​mesi için Şer'iyye Vekâletiyle beraber bütün Bakanlar Kurulunun ve hatta Yüce Meclisin bu hususu ehemmiyetle tetkik ile bu büyük müessesenin haraplıktan korunmasını ve memlekete faydalı bir hale konulmasını temenni eylerim."

Mustafa Kemal ATATÜRK

1 Mart 1922, TBMM

Devamını Oku »

“Vakfetme duygusu sadece vermektir. Hiçbir karşılığı olmadan, hiçbir çıkar gözetmeden, hiçbir menfaat ummadan sadece vermektir. Yüreğinden, gönlünden, malından, canından, özünden vermektir. Vakfetme duygusunda riya yoktur, aldatma yoktur, iki yüzlülük yoktur, samimiyet vardır, tutarlılık vardır.”

Dr. Adnan ERTEM
Vakıflar Genel Müdürü

1965 yılında Mercan’da doğdu. İlkokulu Mercan’da, ortaokul ve liseyi Erzurum’da okudu. 1987 yılında İstanbul Üniversitesi Siyasal Bilgiler Fakültesi Kamu Yönetimi bölümünden mezun oldu. Aynı yıl İstanbul Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü Siyaset Bilimi Ana Bilim Dalında Yüksek Lisans eğitimine başladı. 1990 yılında “Cumhuriyet’in ilk Yıllarında Vakıflarla İlgili Uygulamalar” adlı tezle yüksek lisansını tamamladı. Aynı yıl İstanbul Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü Sosyal Yapı Sosyal Değişme Bilim Dalında doktoraya başladı. 1997 yılında ise “Osmanlı’da ve Cumhuriyet Döneminde Sosyal Bütünleşme Açısından Vakıflar” konulu tezle doktora çalışmasını tamamladı. Akademik çalışmalarının tamamını vakıflar konusunda yaptı. Bilhassa vakıf mevzuatında yapılması gereken düzenlemeler ve cemaat vakıfları konularında ihtisası ve çalışmaları bulunmaktadır.

1988 yılında Vakıflar Genel Müdürlüğünde Müfettiş Yardımcısı olarak mesleki hayatına başladı. 1991 yılında Müfettişliğe, 2002 yılında ise Başmüfettişliğe atandı. 2002-2007 yılları arasında İstanbul Vakıflar Bölge Müdürlüğü görevini yürüttü. 2007 yılının Kasım ayında Başbakanlık Müsteşar Yardımcılığa görevine atandı. 14 Ekim 2010 tarihinden itibaren Vakıflar Genel Müdürü olarak görevini sürdürmektedir.

İngilizce bilen Ertem, evli ve 2 çocuk babasıdır.

"Vakıflar iyilik ve takvada yarışınız ilahi emrinin tecessüm etmiş halidir."

Recep Tayyip ERDOĞAN

TC.CUMHURBAŞKANI

 

 

"Bizim medeniyetimizdeki vakıf anlayışı, onun bizlere kazandırdığı manevi şuurun teşekkülüdür"


MEHMET NURİ ERSOY
Kültür ve Turizm Bakanı

BASINDA VGM TV'DE VGM
2019-2020 Eğitim Yılı Burs Başvuruları için tıklayınız…
DUYURULAR
TÜM DUYURULAR »